Volunteering with the CHEO Foundation // Le bénévolat avec la Fondation du CHEO

Le texte français est ci-dessous.

 

Event: 16^th Annual Maddy’s Gala

Location: Brookstreet Hotel

Time: 4 pm to 11 pm

 

Volunteer Role: 16^th Annual Maddy’s Gala - Support Volunteer

Overview of the Role:

As a Gala Support Volunteer, you will play a vital role in ensuring the success of the event by assisting with various tasks throughout the evening. Volunteers will not be assigned a specific role in advance but will be assigned on the night of the event and rotated through different positions as needed. Your flexibility, enthusiasm, and professionalism will contribute to creating an enjoyable and seamless experience for all guests.

Responsibilities & Rotational Roles:

1. Greeters

• Welcome guests as they arrive.
• Provide directions and answer basic event-related questions.
• Offer a warm and friendly first impression of the event.

2. Registration

• Check guests in and confirm ticket status.
• Provide guests with their table numbers and any relevant event materials.
• Assist with managing the registration line efficiently.

3. Ushers

• Help guests locate their assigned tables.
• Direct guests to auction tables and other key event areas.
• Provide assistance to guests who may need extra support navigating the venue.

4. Raffle Sales

• Promote and sell raffle tickets to guests.
• Explain the raffle prizes and process.
• Ensure accurate record-keeping and ticket distribution.

5. Silent Auction Assistants

• Monitor assigned auction tables and ensure bid sheets are in place.
• Replace bid sheets as they fill up.
• Ensure all bids meet the minimum bid increments.
• Highlight winning bids and deliver bid sheets to the cashier station.
• Assist guests in collecting their auction items.

6. Bid Spotters

• Assist the auctioneer by spotting bids in the audience.
• Encourage and engage bidders during the live auction.
• Record winning bidder information and pass details to the Clerk/Recorder.

7. Auction Clerks/Recorders

• Record winning bid amounts and bidder numbers.
• Keep a running total of auction proceeds.
• Provide accurate records to the auctioneer and event organizers.

8. Cashiers

• Process payments for auction items, raffle tickets, and donations.
• Handle credit card transactions and ensure accuracy.
• Assist guests with their purchases and provide receipts.

Requirements:

• Friendly, professional, and adaptable to changing tasks.
• Strong communication and interpersonal skills.
• Ability to stand or walk for extended periods.
• Basic math and organization skills (especially for cashier and auction roles).
• Comfort handling money and working in a fast-paced environment (for relevant roles).

Dress Code:

• All volunteers are required to wear black attire with comfortable shoes.

Shifts & Rotation:

• Volunteers will be assigned to their initial roles at the beginning of the event and rotated throughout the evening to ensure balanced coverage and engagement.

Your support as a Gala Support Volunteer is greatly appreciated and will contribute to the overall success of the event. Thank you for your dedication and willingness to help!

 

Événement : 16e Gala Annuel de Maddy
Lieu : Hôtel Brookstreet

Heure : 16h00 à 23h00

Rôle de bénévole : 16^e Gala Annuel de Maddy - Bénévole de soutien

Aperçu du rôle:

En tant que bénévole de soutien au gala, vous jouerez un rôle essentiel dans le succès de l'événement en aidant à diverses tâches tout au long de la soirée. Les bénévoles ne seront pas assignés à un rôle spécifique à l'avance, mais recevront leur affectation le soir de l'événement et seront régulièrement déplacés entre les différentes positions selon les besoins. Votre flexibilité, votre enthousiasme et votre professionnalisme contribueront à offrir une expérience agréable et fluide à tous les invités.

 

Responsabilités et rôles en rotation :

1. Accueil (Hôtes/Hôtesses)

• Accueillir les invités à leur arrivée.
• Fournir des indications et répondre aux questions de base sur l'événement.
• Offrir une première impression chaleureuse et conviviale de l'événement.

2. Inscription

• Vérifier les billets des invités et confirmer leur statut.
• Fournir aux invités leur numéro de table et tout matériel pertinent pour l'événement.
• Aider à gérer efficacement la file d'inscription.

3. Placeurs

• Aider les invités à trouver leur table assignée.
• Guider les invités vers les tables d'enchères et d'autres zones clés de l'événement.
• Offrir une assistance aux invités ayant besoin d'aide pour se déplacer dans le lieu.

4. Vente de billets de tombola

• Promouvoir et vendre des billets de tombola aux invités.
• Expliquer les prix et le processus de la tombola.
• Assurer un suivi précis des ventes et de la distribution des billets.

5. Assistants aux enchères silencieuses

• Surveiller les tables d'enchères assignées et s'assurer que les fiches d'enchères sont en place.
• Remplacer les fiches d'enchères lorsqu'elles sont remplies.
• Vérifier que toutes les enchères respectent les mises minimales requises.
• Mettre en évidence les offres gagnantes et remettre les fiches d'enchères à la caisse.
• Aider les invités à récupérer leurs articles remportés aux enchères.

6. Repéreurs d'enchères (Ringmen)

• Aider le commissaire-priseur en identifiant les enchères dans l'audience.
• Encourager et engager les enchérisseurs pendant la vente aux enchères en direct.
• Enregistrer les informations des gagnants et transmettre les détails au greffier/enregistreur.

7. Greffiers/Enregistreurs d'enchères

• Enregistrer les montants finaux des enchères et les numéros des enchérisseurs gagnants.
• Tenir un total cumulé des recettes de la vente aux enchères.
• Fournir des registres précis au commissaire-priseur et aux organisateurs de l'événement.

8. Caissiers

• Traiter les paiements pour les articles d'enchères, les billets de tombola et les dons.
• Gérer les transactions par carte de crédit et assurer leur exactitude.
• Aider les invités avec leurs achats et leur fournir des reçus.

Exigences :

• Être amical, professionnel et capable de s'adapter aux changements de tâches.
• Avoir de bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Être en mesure de rester debout ou de marcher pendant de longues périodes.
• Posséder des compétences de base en mathématiques et en organisation (surtout pour les rôles de caissier et d'enchères).
• Être à l'aise avec la gestion d'argent et travailler dans un environnement dynamique (pour les rôles concernés).

Code vestimentaire :

• Tous les bénévoles doivent porter une tenue noire avec des chaussures confortables.

Horaires et rotation :

• Les bénévoles recevront leur première affectation au début de l'événement et seront déplacés entre les différents rôles tout au long de la soirée afin d'assurer une couverture équilibrée et un engagement optimal.

Votre contribution en tant que bénévole de soutien au gala est grandement appréciée et jouera un rôle clé dans le succès de l'événement. Merci pour votre engagement et votre volonté d’aider !