Volunteering with the CHEO Foundation // Le bénévolat avec la Fondation du CHEO

FRENCH TO FOLLOW

Role: Registration, Swag and Information Attendant
Date: Thursday, May 1  to Saturday, May 3
Time: 9:30 a.m. to Noon / Noon to 6:00 p.m.
Lead: To Be Confirmed

 

Role Overview:

The Registration, Swag, and Information Attendant is responsible for welcoming participants, ensuring smooth event check-in, distributing event swag, and providing information to attendees. This role is crucial in creating a positive first impression and ensuring participants have all necessary details for an enjoyable experience.

 

Tasks:

Registration & Check-In:

• Greet participants and assign them to a line for registration.
• Be mindful of long lines and help keep the check-in process efficient.

 

Swag Distribution:

• Organize and distribute event swag
• Ensure participants receive the correct size or designated items.
• Keep track of inventory and report shortages to the event lead.

 

Information & Assistance:

• Answer participant questions regarding the event schedule, location of amenities, and activities.
• Provide directions to key event areas such as restrooms, food stations, or activity zones.
• Assist with lost-and-found inquiries.

 

General Support:

• Help maintain a clean and organized registration and swag area.
• Direct any issues or escalations to the event lead or supervisor.

 

Qualifications:

• Strong communication and customer service skills.
• Friendly, welcoming, and patient demeanor.
• Ability to work in a fast-paced environment.
• Basic organizational skills to manage check-in lists and inventory.
• Ability to lift light-to-moderate items (e.g., boxes of t-shirts or swag bags).

 

Safety Considerations:

• Be mindful of long lines and help keep the check-in process efficient to avoid congestion.
• Use proper lifting techniques when handling swag boxes to prevent injury.
• If working outdoors, dress appropriately for weather conditions (sun protection, rain gear, etc.).
• Know the location of first aid stations and how to escalate concerns to event staff.

 

Rôle : Préposé(e) à l'inscription, aux articles promotionnels et à l'information

Date : Du jeudi 1er mai au samedi 3 mai
Horaire : 9 h 30 à 12 h / 12 h à 18 h
Responsable : À confirmer

 

Aperçu du rôle :

Le/la préposé(e) à l'inscription, aux articles promotionnels et à l'information est chargé(e) d’accueillir les participants, de faciliter le processus d'inscription, de distribuer les articles promotionnels et de fournir des renseignements aux participants. Ce rôle est essentiel pour offrir une première impression positive et s'assurer que les participants disposent de toutes les informations nécessaires pour profiter pleinement de l’événement.

 

Tâches :

Inscription et accueil :

• Accueillir les participants et les orienter vers la file d'attente appropriée.
• Veiller à fluidifier le processus d'inscription et à minimiser les files d'attente.

 

Distribution des articles promotionnels :

• Organiser et distribuer les articles promotionnels de l’événement.
• S'assurer que chaque participant reçoit la bonne taille ou les articles qui lui sont destinés.
• Tenir un inventaire des articles et signaler toute pénurie au responsable.

 

Renseignements et assistance :

• Répondre aux questions des participants concernant l’horaire, les installations et les activités de l’événement.
• Indiquer l’emplacement des différentes zones de l’événement (toilettes, stations alimentaires, espaces d’activités, etc.).
• Aider en cas de perte d’objets.

 

Soutien général :

• Maintenir un espace d'inscription et de distribution des articles propre et organisé.
• Signaler tout problème ou besoin d'escalade au responsable de l'événement.

 

Qualifications :

• Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle.
• Attitude amicale, accueillante et patiente.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique.
• Compétences de base en organisation pour gérer les listes d’inscription et l’inventaire.
• Capacité à soulever des charges légères à modérées (ex. : boîtes de t-shirts ou sacs promotionnels).

 

Considérations de sécurité :

• Être attentif(ve) aux files d’attente et aider à fluidifier le processus pour éviter l’encombrement.
• Utiliser des techniques de levage appropriées lors de la manipulation des boîtes pour éviter les blessures.
• Porter des vêtements adaptés aux conditions météorologiques si l'événement se déroule à l'extérieur (protection solaire, vêtements de pluie, etc.).
• Connaître l’emplacement des postes de premiers soins et savoir comment signaler une urgence au personnel de l’événement.