Volunteering with the CHEO Foundation // Le bénévolat avec la Fondation du CHEO

FRENCH TO FOLLOW

Role: Shuttle Bus Attendant – for participants
Date: Sunday, May 4, 2025
Time: 7:30 a.m. – 1:30 p.m.
Lead: To Be Confirmed

 

Role Overview:

As a volunteer, you will play a crucial role in ensuring that participants and guests are safely transported to and from the event venue. You will assist with the smooth operation of the shuttle bus service by providing clear instructions, helping with boarding and ensuring that the buses run on time. You’ll be the point of contact for guests using the shuttle service and will help them with any questions or needs during their journey.

 

Tasks:

• Shuttle Bus Operations Assistance:

• Greet participants and guests as they board the shuttle buses, providing a friendly and welcoming experience.
• Ensure passengers are aware of the shuttle schedule and destination points.
• Help with the orderly boarding and disembarking of passengers, ensuring everyone gets on and off the bus safely.

• Assisting with belongings:

• Ensure that all belongings are safely stored to prevent injury or discomfort to passengers.

• Monitoring Shuttle Schedule:

• Keep track of the shuttle bus schedule to ensure that buses are leaving on time and maintaining a consistent flow of transportation.
• Alert the lead or event coordinators of any delays or issues with the shuttle service.

• Providing Information:

• Answer questions and provide general information about the shuttle schedule, route and event venue.
• Inform guests of any special instructions, such as how to return to the parking area or pick-up location after the event.

 

• Ensuring Passenger Comfort and Safety:

• Maintain a calm and professional demeanor to ensure all passengers feel comfortable and safe.
• Ensure that passengers are seated and secured properly during transport.

 

• Incident Reporting:

• Report any incidents, injuries or accidents on or near the shuttle bus to the event lead or safety personnel immediately.

 

• Coordinating with Bus Drivers:

• Maintain clear communication with bus drivers to ensure a smooth flow of transportation services and inform them of any changes in schedule or route.

 

Qualifications:

• Good communication skills to interact with passengers and staff clearly and effectively.
• Ability to remain calm and professional, even in busy or high-stress situations.
• Previous experience in customer service or transportation-related roles is an asset but not required.
• Comfortable working outdoors and on your feet for extended periods.
• Ability to lift and assist with participants belongings (if applicable).
• Friendly, welcoming and helpful attitude towards passengers and other event staff.
• Reliable and punctual to ensure shuttle buses run on time and efficiently.

 

Safety Considerations:

• Always wear the provided safety gear, such as a reflective vest or badge, to ensure visibility, especially when managing passengers near the road or parking areas.
• Be alert when assisting passengers with boarding or disembarking the buses, ensuring no one is rushed or in danger.
• Be mindful of passenger safety while the shuttle bus is in motion; help passengers stay seated and calm during the ride.
• In case of an emergency, follow the safety protocols for evacuation and report the incident to the lead or emergency services immediately.
• Maintain a safe distance from moving vehicles, especially during bus loading and unloading, to avoid injury.

 

 

Rôle : Préposé(e) aux services de navettes pour les participants

Date : Dimanche 4 mai 2025

Heure : 7 h 30 - 13 h 30

Responsable : A confirmer

 

Aperçu du rôle :

Le bénévole jouera un rôle crucial en veillant à ce que les participants et les invités soient transportés en toute sécurité vers et depuis le lieu de l'événement. Vous contribuerez au bon fonctionnement du service de navettes en donnant des instructions claires, en aidant à l'embarquement et en veillant à ce que les navettes circulent à l'heure. Vous serez le point de contact des invités utilisant le service de navette et vous les aiderez à répondre à leurs questions ou à leurs besoins pendant leur voyage.

 

Tâches :

 

• Assistance à l'exploitation des navettes :
  • Accueillir les participants et les invités lorsqu'ils montent à bord des navettes, en leur offrant une expérience amicale et accueillante.
  • S'assurer que les passagers connaissent les horaires de la navette et les points de destination.
  • Aider à l'embarquement et au débarquement ordonnés des passagers, en veillant à ce que tout le monde monte et descende de la navette en toute sécurité.

 

• Aider à transporter les effets personnels :

• Veiller à ce que tous les effets personnels soient rangés en toute sécurité afin d'éviter que les passagers ne se blessent ou ne se sentent mal à l'aise.

 

• Contrôler l'horaire des navettes :

• Suivre l'horaire des navettes pour s'assurer que les navettes partent à l'heure et que le flux de transport est constant.
• Alerter le responsable ou les coordinateurs de l'événement en cas de retard ou de problème avec le service de navette.

 

• Fournir des informations :

• Répondre aux questions et fournir des informations générales sur l'horaire des navettes, l'itinéraire et le lieu de l'événement.
• Informer les invités de toute instruction particulière, comme la manière de retourner au parking ou au lieu de prise en charge après l'événement.

 

• Assurer le confort et la sécurité des passagers :

• Maintenir un comportement calme et professionnel pour s'assurer que tous les passagers se sentent à l'aise et en sécurité.
• Veiller à ce que les passagers soient assis et attachés correctement pendant le transport.

 

• Signaler les incidents :

• Signaler immédiatement au responsable de l'événement ou au personnel de sécurité tout incident, blessure ou accident survenu à bord ou à proximité de la navette.

 

• Coordination avec les chauffeurs de navette :

• Maintenir une communication claire avec les chauffeurs de navette afin d'assurer le bon déroulement des services de transport et les informer de tout changement d'horaire ou d'itinéraire.

 

Qualifications :

• Bonne capacité de communication pour interagir avec les passagers et le personnel de manière claire et efficace.
• Capacité à rester calme et professionnel, même dans des situations très chargées ou stressantes.
• Une expérience préalable dans le service à la clientèle ou dans des fonctions liées au transport est un atout mais n'est pas exigée.
• Être à l'aise pour travailler à l'extérieur et rester debout pendant de longues périodes.
• Capacité à soulever et à aider les participants à transporter leurs effets personnels (le cas échéant).
• Attitude amicale, accueillante et serviable à l'égard des passagers et des autres membres du personnel de l'événement.
• Fiabilité et ponctualité afin de garantir que les navettes circulent à l'heure et de manière efficace.

 

Considérations de sécurité :

• Toujours porter l'équipement de sécurité fourni, tel qu'un gilet ou un badge réfléchissant, afin d'assurer la visibilité, en particulier lors de la prise en charge de passagers près de la route ou des aires de stationnement.
• Soyez vigilant lorsque vous aidez les passagers à monter ou à descendre des bus, en veillant à ce que personne ne soit bousculé ou en danger.
• Veiller à la sécurité des passagers lorsque la navette est en mouvement ; aider les passagers à rester assis et calmes pendant le trajet.
• En cas d'urgence, suivre les protocoles de sécurité pour l'évacuation et signaler immédiatement l'incident au responsable ou aux services d'urgence.
• Maintenir une distance de sécurité avec les véhicules en mouvement, en particulier pendant le chargement et le déchargement de la navette, afin d'éviter les blessures.