Volunteering with the CHEO Foundation // Le bénévolat avec la Fondation du CHEO

FRENCH TO FOLLOW

Role: Team Leader
Date: Sunday, May 4, 2025
Time: 4:30 a.m. – 1:30 p.m. (depending on the type of role)
Lead: To Be Confirmed

 

Role Overview:

Team Leaders will oversee the volunteers in their designated area and ensure tasks are completed efficiently and safely. They will provide guidance and support, manage shifts and communicate directly with the Event Manager. Team Leaders will also handle any issues that arise within their team and ensure that safety protocols are followed.

 

Tasks:

• Supervision and Guidance:

• Oversee the activities of volunteers in your designated area, ensuring tasks are completed accurately and on time.
• Provide clear instructions and support to ensure that each volunteer understands their role and responsibilities.
• Monitor volunteer performance and provide feedback as necessary.

• Team Coordination:

• Coordinate the work of your team, ensuring that all shifts and tasks are covered.
• Organize breaks, communicate any changes in schedule or tasks and adjust staffing as necessary.
• Maintain a positive and supportive environment, encouraging teamwork and morale.

• Logistical Support:

• Ensure that supplies, equipment and materials are available for your team and are being used properly.
• Coordinate the setup and teardown of your team’s area, ensuring that all equipment is packed and cleaned up after the event.

• Reporting and Communication:

• Serve as the primary point of contact for your team and the Event Coordinator or Lead.
• Report any issues or concerns to the Event Lead or Volunteer Manager immediately.
• Track progress and make sure all tasks are completed as planned.

• Inventory and Materials Management:

• Ensure that materials and inventory (such as merchandise, signage, etc.) are organized and tracked throughout the event.
• At the end of the event, assist in doing an inventory check and ensure that all items are accounted for.

• Safety and Emergency Management:

• Be prepared to respond to emergencies and act according to event safety protocols.
• Make sure that your team members are following safety guidelines, including crowd control, equipment use and physical safety.

 

Qualifications:

• Proven leadership experience, especially in a volunteer or event setting.
• Excellent communication and organizational skills.
• Ability to motivate and manage a team in a fast-paced environment.
• Prior experience in event coordination or as a volunteer team lead is highly recommended.
• Ability to remain calm under pressure and handle multiple tasks at once.
• Comfortable with lifting and handling materials or equipment when necessary.

 

Safety Considerations:

• Ensure your team follows proper lifting techniques when moving heavy items or supplies.
• Encourage regular breaks to prevent fatigue.
• Direct volunteers to maintain a safe flow of participants, especially in areas where congestion may occur.
• Work with the event lead or volunteer manager to ensure the safety of participants and volunteers.
• Be familiar with emergency procedures and ensure your team knows where to go in the event of an emergency (e.g., first aid stations, exit routes).
• Regularly check for any hazards in your area and report any issues immediately.
• Be aware of first aid stations and emergency contacts. Keep a mobile phone or walkie-talkie in case of emergency.

 

Rôle : Chef d'équipe

Date : dimanche 4 mai 2025

Heure : 4 h 30 – 13 h 30 (selon le type de rôle)

Responsable : À confirmer

 

Aperçu du rôle :

Les chefs d'équipe superviseront les bénévoles dans leur zone désignée et veilleront à ce que les tâches soient accomplies efficacement et en toute sécurité. Ils fournissent des conseils et un soutien, gèrent les équipes et communiquent directement avec le responsable de l'événement. Les chefs d'équipe s'occuperont également de tout problème survenant au sein de leur équipe et veilleront à ce que les protocoles de sécurité soient respectés.

 

Tâches :

• Supervision et orientation :

• Superviser les activités des bénévoles dans la zone désignée, en veillant à ce que les tâches soient accomplies avec précision et dans les délais;
• Fournir des instructions et un soutien clairs pour s'assurer que chaque bénévole comprend son rôle et ses responsabilités;
• Contrôler les performances des volontaires et leur fournir un retour d'information si nécessaire.

 

• Coordination de l'équipe :

• Coordonnez le travail de votre équipe, en veillant à ce que toutes les équipes et toutes les tâches soient couvertes;
• Organisez les pauses, communiquez tout changement de programme ou de tâches et adaptez le personnel si nécessaire;
• Maintenir un environnement positif et favorable, en encourageant le travail d'équipe et le moral des troupes.

 

• Soutien logistique :

• Veiller à ce que les fournitures, l'équipement et le matériel soient disponibles pour votre équipe et utilisés correctement;
• Coordonner l'installation et le démontage de la zone de votre équipe, en veillant à ce que tout le matériel soit emballé et nettoyé après l'événement.

 

• Rapports et communication :

• Servir de point de contact principal pour votre équipe et le coordinateur ou le responsable de l'événement;
• Signalez immédiatement tout problème ou toute préoccupation au responsable de l'événement ou au responsable des bénévoles;
• Suivre les progrès et s'assurer que toutes les tâches sont accomplies comme prévu.

 

• Gestion des stocks et du matériel :

• Veiller à ce que le matériel et les stocks (tels que les marchandises, la signalisation, etc.) soient organisés et suivis tout au long de l'événement;
• À la fin de l'événement, participer à la vérification de l'inventaire et s'assurer que tous les articles ont été comptabilisés.

 

• Sécurité et gestion des urgences :

• Soyez prêt à réagir en cas d'urgence et à agir conformément aux protocoles de sécurité de l'événement;
• Assurez-vous que les membres de votre équipe respectent les consignes de sécurité, notamment en ce qui concerne le contrôle des foules, l'utilisation des équipements et la sécurité physique.

 

Qualifications :

• Expérience avérée en matière de leadership, en particulier dans le cadre d'un bénévolat ou d'un événement;
• Excellentes compétences en matière de communication et d'organisation;
• Capacité à motiver et à gérer une équipe dans un environnement en constante évolution;
• Une expérience préalable dans la coordination d'événements ou en tant que chef d'équipe bénévole est fortement recommandée;
• Capacité à rester calme sous pression et à gérer plusieurs tâches à la fois;
• Être à l'aise pour soulever et manipuler du matériel ou de l'équipement si nécessaire.

 

Considérations de sécurité :

• Veillez à ce que votre équipe applique les techniques de levage appropriées lorsqu'elle déplace des objets ou des fournitures lourds. Encouragez les bénévoles à faire des pauses régulières pour éviter la fatigue;
• Diriger les bénévoles de manière à ce que les participants circulent en toute sécurité, en particulier dans les zones où il y a risque d'encombrement;
• Travaillez avec le responsable de l'événement ou le responsable des bénévoles pour assurer la sécurité des participants et des bénévoles;
• Familiarisez-vous avec les procédures d'urgence et veillez à ce que votre équipe sache où se rendre en cas d'urgence (par exemple, les postes de premiers secours, les voies de sortie);
• Vérifiez régulièrement s'il y a des dangers dans votre zone et signalez immédiatement tout problème;
• Sachez où se trouvent les postes de premiers secours et les personnes à contacter en cas d'urgence. Garder un téléphone portable ou un talkie-walkie en cas d'urgence.