Volunteering with the CHEO Foundation // Le bénévolat avec la Fondation du CHEO

FRENCH TO FOLLOW

Role: Volunteer Registration
Date: Sunday, May 4, 2025
Time: 4:45 a.m. – 10:30 a.m.
Lead: To Be Confirmed

Role Overview:

The Volunteer Registration team is responsible for checking in volunteers as they arrive for the event. Duties include verifying volunteer details, distributing event materials such as name tags, T-shirts, and instructions and ensuring volunteers are properly briefed and assigned to their designated areas.

Tasks:

• Help for the check in of each volunteer by confirming their details (name, role, shift).
• Distribute event materials such as name badges, T-shirts and any specific instructions.
• Provide volunteers with an overview of their tasks, break areas, and emergency protocols.
• Ensure all volunteers are aware of the volunteer code of conduct and safety procedures.
• Direct volunteers to their designated team leads or volunteer areas.
• Keep a record of any no-shows or late arrivals and report to the Volunteer Lead.
• Monitor the registration area for any issues (e.g., missing materials, equipment) and resolve them as needed.
• Assist with closing down the registration area once all volunteers have checked in and shift transitions are complete.

Qualifications:

• Strong organizational skills and attention to detail.
• Excellent communication and interpersonal skills to interact with volunteers and staff.
• Ability to multitask and stay calm under pressure.
• Previous experience in event registration or customer service is helpful but not required.
• Comfortable using basic technology (e.g., registration software, check-in devices, or lists).
• Ability to work effectively in a fast-paced environment and handle multiple volunteers at once.

Safety Considerations:

• Ensure the registration area is set up in a safe manner with clear pathways and no obstructions.
• Keep all event materials, including registration sheets and personal information, secure and private.
• Wear any safety gear provided (e.g., reflective vests) to remain visible to others.
• Maintain a clean and organized registration area to avoid accidents or confusion.
• Stay hydrated and take regular breaks as needed, particularly during high-traffic periods.
• Report any medical or emergency situations to the Event Lead or First Aid Team immediately.

Rôle : Préposé(e) aux inscriptions des bénévoles

Date : Dimanche 4 mai 2025

Heure : 4 h 45 – 10 h 30

Responsable : A confirmer

Aperçu du rôle :

Le bénévole sera responsable de l'enregistrement des bénévoles à leur arrivée à l'événement. Elle doit notamment vérifier les coordonnées des bénévoles, distribuer le matériel nécessaire à l'événement, comme les badges, les t-shirts et les instructions, et s'assurer que les bénévoles sont correctement informés et affectés à leurs zones désignées.

Tâches :

• Aide à enregistrez chaque volontaire en confirmant ses coordonnées (nom, rôle, équipe).
• Distribuer le matériel de l'événement tel que les badges, les T-shirts et toutes les instructions spécifiques.
• Donner aux volontaires un aperçu de leurs tâches, des zones de pause et des protocoles d'urgence.
• S'assurer que tous les bénévoles connaissent le code de conduite des bénévoles et les procédures de sécurité.
• Diriger les bénévoles vers les chefs d'équipe ou les secteurs de bénévolat qui leur ont été désignés.
• Tenir un registre des absences ou des arrivées tardives et en informer le responsable des bénévoles.
• Surveiller la zone d'inscription pour déceler tout problème (par exemple, matériel manquant, équipement) et le résoudre si nécessaire.
• Aider à fermer la zone d'inscription une fois que tous les bénévoles se sont inscrits et que les changements de quart sont terminés.

Qualifications :

• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles pour interagir avec les bénévoles et le personnel.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à rester calme sous pression.
• Une expérience préalable dans l'enregistrement d'événements ou le service à la clientèle est utile mais non requise.
• Être à l'aise avec les technologies de base (par exemple, logiciel d'enregistrement, dispositifs d'enregistrement ou listes).
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement au rythme rapide et à gérer plusieurs bénévoles à la fois.

Considérations de sécurité :

• Veillez à ce que la zone d'inscription soit aménagée de manière sûre, avec des voies d'accès dégagées et sans obstructions.
• Gardez tout le matériel de l'événement, y compris les feuilles d'inscription et les informations personnelles, en sécurité et en privé.
• Porter tout équipement de sécurité fourni (par exemple, des gilets réfléchissants) afin de rester visible pour les autres.
• Maintenir une zone d'inscription propre et organisée afin d'éviter les accidents et la confusion.
• S'hydrater et faire des pauses régulières si nécessaire, en particulier pendant les périodes de forte affluence.
• Signaler immédiatement toute situation médicale ou d'urgence au responsable de l'événement ou à l'équipe de premiers secours.