Volunteering with the CHEO Foundation // Le bénévolat avec la Fondation du CHEO

FRENCH TO FOLLOW

Role: Welcome and Goodbye Crew
Date: Sunday, May 4, 2025
Time: 7:00 a.m. – 1:30 p.m.
Lead: To Be Confirmed

Role Overview:

The Welcome and Goodbye Crew plays a vital role in creating a positive first and last impression for all event participants. They will greet attendees as they arrive, assist with event-related inquiries and help direct people to the appropriate locations. At the end of the event, they will thank participants and ensure a smooth departure.

Tasks:

Welcome Crew

• • Greet guests, participants and volunteers with enthusiasm and warmth.
  • Provide a friendly introduction to the event, offering helpful information as needed.
  • Ensure each participant knows where to go for registration, starting lines or other event areas.
  • Distribute any necessary event materials (e.g., schedules, pamphlets) to newcomers.
  • Answer general event-related questions, guiding individuals to their designated areas.

Goodbye Crew

1. • Thank participants, volunteers and guests for attending and ensure they had a positive experience.
   • Direct participants to any final checkpoints or transport areas.
   • Help maintain order during the event's conclusion, ensuring smooth and safe departures.
   • Encourage guests to leave feedback or share their experience if applicable.
   • Collect any remaining materials or items from the event area.

Qualifications:

• Extravert, friendly, approachable and able to maintain a positive attitude.
• Strong communication skills, including the ability to provide clear instructions and answer questions.
• Ability to work with a diverse group of people, including participants, volunteers and event staff.
• Ability to remain calm and organized, particularly in high-traffic areas during arrival and departure times.
• Punctual and reliable with the ability to follow instructions and work effectively as part of a team.
• Experience in customer service, hospitality, or similar roles is a plus but not required.

Safety Considerations:

• Ensure that all event areas are clear of obstacles to prevent tripping or accidents.
• Be aware of emergency exits, first aid stations and other safety protocols, in case they need to be communicated to guests.
• Stay hydrated and take breaks as necessary, especially during long shifts or peak arrival/departure times.
• Report any incidents or safety concerns to the Event Lead or Security personnel.

Rôle : Équipe d'accueil et de départ

Date : Dimanche 4 mai 2025

Heure : 7 h – 13 h

Responsable : À confirmer

Aperçu du rôle :

L'équipe d'accueil et d'au revoir joue un rôle essentiel dans la création d'une première et d'une dernière impression positives pour tous les participants à l'événement. Ils accueillent les participants à leur arrivée, répondent aux questions relatives à l'événement et aident à diriger les personnes vers les lieux appropriés. À la fin de l'événement, ils remercient les participants et veillent à ce que le départ se fasse en toute fluidité.

Tâches :

Équipe d'accueil

• Accueillir les invités, les participants et les bénévoles avec enthousiasme et chaleur.
• Présenter l'événement de manière amicale, en donnant des informations utiles si nécessaire.
• S'assurer que chaque participant sait où se rendre pour l'inscription, les lignes de départ ou d'autres zones de l'événement.
• Distribuer aux nouveaux arrivants tout le matériel nécessaire à l'événement (par exemple, les horaires, les brochures).
• Répondre aux questions d'ordre général relatives à la manifestation, en guidant les participants vers les zones qui leur sont réservées.

L'équipe d'au revoir

• Remercier les participants, les bénévoles et les invités de leur présence et s'assurer qu'ils ont vécu une expérience positive.
• Diriger les participants vers les derniers points de contrôle ou les zones de transport.
• Aider à maintenir l'ordre à la fin de l'événement, en veillant à ce que les départs se fassent en douceur et en toute sécurité.
• Encourager les invités à laisser des commentaires ou à partager leur expérience, le cas échéant.
• Ramasser tout matériel ou objet restant dans la zone de l'événement.

Qualifications :

• Extraverti, amical, accessible et capable de maintenir une attitude positive.
• Solides compétences en matière de communication, y compris la capacité à fournir des instructions claires et à répondre aux questions.
• Capacité à travailler avec un groupe diversifié de personnes, y compris les participants, les bénévoles et le personnel de l'événement.
• Capacité à rester calme et organisé, en particulier dans les zones très fréquentées aux heures d'arrivée et de départ.
• Ponctualité et fiabilité, capacité à suivre des instructions et à travailler efficacement au sein d'une équipe.
• Une expérience dans le domaine du service à la clientèle, de l'hôtellerie ou dans des fonctions similaires est un atout mais n'est pas exigée.

Considérations de sécurité :

• Veillez à ce que toutes les zones de l'événement soient dégagées de tout obstacle afin d'éviter les trébuchements et les accidents.
• Connaître les sorties de secours, les postes de premiers secours et les autres protocoles de sécurité, au cas où ils devraient être communiqués aux invités.
• S'hydrater et faire des pauses si nécessaire, en particulier pendant les longues périodes de travail ou les heures d'arrivée et de départ les plus chargées.
• Signaler tout incident ou problème de sécurité au responsable de l'événement ou au personnel de sécurité.