Board of Directors / Conseil d'administration

KMFRC Board of Directors – Volunteer Position Description

Reporting to the Board of Directors President, volunteers are responsible for acting in the best long-term interests of the KMFRC and the community. The ideal candidate will bring broad knowledge and an inclusive perspective to the role to assist the Board in informed decision-making to help the KMFRC facilitate the efficient operation of the organization.

Time Commitment:

Approximately 4-6 hours a month (Board Meetings, preparing for Board Meetings, participating in committees and attending special events)

Duties and Responsibilities:

  • Believes in, practices and aligns program goals with organizational mission, vision, and values. These are the principles that shape our behaviors and actions as we strive to best support our military families:
  • Trust: we build relationships based on mutual respect by listening to our clients, employees, volunteers, partners, and community members. We keep our word and provide reliable services and accurate, timely information.
  • Quality: we pursue excellence in everything we do to achieve the highest level of service for the needs of our military families and our community.
  • Integrity: we are honest with each other, our volunteers, our clients and our community. We are dedicated to being reliable and transparent in all that we do.
  • Respect: we value people, diversity, and equality. We treat all those we partner with, employ and serve with dignity and integrity.
  • Empowerment: we invest in staff and volunteers who take the initiative to support our clients and communities in enhancing their resilience and quality of life
  • Understand and demonstrate a commitment to the organization’s vision, mission and programs
  • Keep up-to-date with issues and trends that affect the organization
  • Attend, and actively participate in, monthly Board Meetings
  • Prepare for meetings by reading agendas, minutes, reports and other documentation
  • Participate in ongoing professional development opportunities
  • Contribute skills and knowledge by participating actively in meetings and committee work, and make inquiries when clarification or more information is needed
  • Understand and monitor the organization’s financial affairs and participate in the approval of the annual budget
  • Avoid any potential conflicts of interest. Understand and maintain confidentiality
  • Participate actively in at least one sub-committee (e.g., Fundraising)
  • Ensure the organization is in compliance with all legal and regulatory requirements
  • Participate in the review of the KMFRC’s mission and objectives and in the development of a strategic plan (a MANDATORY requirement for all Board members).
  • Help the Board to monitor the performance of the KMFRC in relation to its mission, objectives, core values and reputation
  • Abide by the by-laws, code of conduct, conflict of interest and other polices that apply to the Board of Directors and support governance decisions once made
  • Help establish, review and monitor operational polices
  • Participate in the evaluation of the ED
  • Identify prospective Board members and assist with Board recruitment as required
  • Participate in the evaluation of the Board itself (via an annual Board self-evaluation)
  • Attend and participate in the Annual General Meeting
  • Be an ambassador for the KMFRC – ensure ones involvement is known within their own network of friends and contacts.
  • Keep informed about community issues relevant to the mission and objectives of the KMFRC

Qualifications:

  • Excellent organizational, written and verbal skills
  • Detail oriented
  • Strong interpersonal skills
  • Works well independently and as part of a team
  • Ability to adapt to shifting priorities and to problem solve
  • Basic knowledge of Microsoft Office programs, including Word and Excel is an asset
  • Ability to maintain confidentiality
  • Bilingualism is an asset
  • Current CPIC including Vulnerable Sector Check
  • First Aid/CPR is an asset
  • Strong knowledge of the Kingston Military community

Screening:

  • All volunteers are required to complete our screening process, which includes provided the KMFRC with a CPIC including a vulnerable sector screening and 3 references.
  • All volunteers must sign a comprehensive confidentiality agreement

Orientation/Training:

  • All volunteers receive an orientation that covers KMFRC policies and procedures, AODA and WHMIS, with the Volunteer Services Worker
  • KMFRC offers quarterly professional development/educational workshops on various topics. All volunteers are notified of upcoming workshops.  

Special Conditions:

  • Ability to attend evening Board meetings, and various events held throughout the year including, but not limited to, the AGM
  • Physical Activity - Low levels of physical effort required with the ability to modify positions/move as needed (e.g., sitting at a desk, walking on even surfaces, keyboarding). On occasion, individuals may be required to lift up to 22 pounds (e.g., printed materials, supplies) and to carry items upstairs or from room to room for up to 30 minutes at a time.

Benefits:

  • Gain hands-on skills and experience working for a not-for-profit Board
  • Develop your resume, earn a Certificate of Achievement, and acquire references
  • Grow confidence and resiliency within a supportive team setting
  • Build social networks and gain new contacts
  • Enjoy the satisfaction of helping others through volunteer work
  • Give back to an organization that inspires and motivates you

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Conseil d’administration du CRFMK – Description du poste de bénévole

Relevant du président du conseil d’administration, les bénévoles sont chargés d’agir dans l'intérêt fondamental à long terme du CRFMK et de la collectivité. Le candidat idéal doit posséder de vastes connaissances et un point de vue inclusif quant au rôle visant à aider le conseil à prendre des décisions éclairées pour que le CRFMK puisse mener ses activités de façon efficace.

Temps à consacrer :

De 4 à 6 heures par mois (réunions du conseil d’administration, préparation en vue des réunions, participation à des comités et à des activités spéciales)

Tâches et responsabilités :

  • Croire aux objectifs du programme, les mettre en application et les harmoniser avec la mission, la vision et les valeurs de l’organisation. Voici les principes qui façonnent nos comportements et nos gestes, tandis que nous nous efforçons d’appuyer le mieux possible nos familles de militaires :
  • Confiance : Nous établissons des relations fondées sur le respect mutuel en écoutant nos clients, nos employés, nos bénévoles, nos partenaires et les membres de la collectivité. Nous respectons notre engagement et fournissons des services fiables et des renseignements exacts et ponctuels.
  • Qualité : Nous visons l’excellence dans tout pour atteindre le plus haut niveau de service pour les besoins de nos familles de militaires et de notre collectivité.
  • Intégrité : Nous sommes honnêtes avec les autres, nos bénévoles, nos clients et notre collectivité. Nous consacrons nos efforts à être fiables et transparents dans tout ce que nous faisons.
  • Respect : Nous accordons beaucoup d’importance aux personnes, à la diversité et à l’équité. Nous traitons avec dignité et intégrité les personnes avec qui nous établissons un partenariat, que nous employons et que nous servons.
  • Habilitation : Nous investissons en du personnel et des bénévoles prennent qui l’initiative d’appuyer nos clients et la collectivité en vue d’améliorer leur résilience et qualité de vie.
  • Comprendre et faire preuve d’un engagement à l’égard de la vision, de la mission et des programmes de l’organisation
  • Se tenir au courant des problèmes et des tendances qui ont une incidence sur l’organisation
  • Assister, et participer activement, aux réunions mensuelles du conseil d’administration
  • Se préparer pour des réunions en lisant des ordres du jour, des procès-verbaux, des rapports et autres documents
  • Participer à des occasions suivies de perfectionnement professionnel
  • Offrir des compétences et connaissances en participant activement à des réunions et des comités, et se renseigner lorsque des éclaircissements ou de l’information additionnelle sont nécessaires
  • Comprendre et surveiller les affaires financières de l’organisation, et participer à l’approbation du budget annuel
  • Éviter tout conflit d’intérêts éventuel. Comprendre et assurer la confidentialité
  • Participer activement à au moins un sous-comité (p. ex., collecte de fonds)
  • Veiller à ce que l’organisation respecte toutes les exigences juridiques et réglementaires
  • Participer à l’examen de la mission et des objectifs du CRFMK et à l’élaboration d’un plan stratégique (une exigence OBLIGATOIRE pour tous les membres du conseil d’administration)
  • Aider le conseil d’administration à surveiller le rendement du CRFMK en ce qui a trait à sa mission, à ses objectifs, à ses valeurs fondamentales et à sa réputation
  • Respecter les règlements administratifs, le code de déontologie, les conflits d’intérêts et les autres politiques qui s’appliquent au conseil d’administration, et appuyer les décisions prises en matière de gouvernance
  • Aider à établir, à examiner et à surveiller les politiques opérationnelles
  • Participer à l’évaluation de la DG
  • Trouver des membres éventuels du conseil d’administration et aider ce dernier à recruter, au besoin
  • Participer à l’évaluation du conseil d’administration (par l’entremise de l’auto‑évaluation annuelle du conseil)
  • Assister et participer à l’Assemblée générale annuelle
  • Agir comme ambassadeur du CRFMK – veiller à ce que sa participation soit connue au sein de son réseau d’amis et de contacts
  • Se tenir au courant des enjeux communautaires relatifs à la mission et aux objectifs du CRFMK

Qualifications :

  • Excellent sens de l’organisation et excellentes compétences en communication orale et écrite
  • Souci du détail
  • Entregent
  • Capacité de travailler efficacement seul et en équipe
  • Capacité de s’adapter aux changements de priorité et de résoudre des problèmes
  • Connaissance de base des programmes de Microsoft Office, notamment Word et Excel, un atout
  • Être en mesure d’assurer la confidentialité
  • Le bilinguisme est un atout
  • Évaluation à jour du CIPC, y compris la vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables
  • Premiers soins/RCR un atout
  • Solides connaissances de la communauté militaire de Kingston

Présélection :

  • Tous les bénévoles doivent se soumettre au processus de présélection, y compris fournir un CIPC, une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables et trois références au CRFMK.
  • Tous les bénévoles doivent signer une entente de confidentialité exhaustive.

Séance d’information/formation :

  • Tous les bénévoles participeront à une séance d’information sur les politiques et procédures du CRFMK, la LAPHO et le SIMDUT avec un employé des services de bénévolat.
  • Le CRFMK offre des ateliers de perfectionnement professionnel/éducatifs trimestriels sur divers sujets. Tous les bénévoles sont avisés des ateliers prévus.

Conditions spéciales :

  • Capacité d’assister à des réunions du conseil en soirée et à diverses activités tenues tout au long de l’année, notamment l’Assemblée générale annuelle
  • Activité physique – Faible effort physique requis et capacité de changer de position/se déplacer au besoin (p. ex., s’asseoir à un bureau, marcher sur des surfaces planes, saisir des données au clavier). Les bénévoles pourraient être appelés à soulever des objets pesant jusqu’à 22 livres (p. ex., documents imprimés, fournitures) et à transporter des objets à l’étage ou dans une autre pièce pendant au plus 30 minutes à la fois.

Avantages :

  • Acquérir des compétences pratiques et de l’expérience du travail au sein d’un conseil d’administration d’une organisation sans but lucratif
  • Enrichir votre curriculum vitae, obtenir un certificat de mérite et acquérir des références
  • Améliorer sa confiance et sa résilience dans un milieu de travail axé sur l’esprit d’équipe
  • Créer des réseaux sociaux et obtenir de nouveaux contacts
  • Avoir la satisfaction d’aider les autres par l’entremise du bénévolat
  • Redonner à une organisation qui vous inspire et vous motive